Infoimagem 2008

O Congresso Internacional de ECM / GED, realizado em São Paulo nos dias 09 - 11/09/2008 foi muito importânte para que pudéssemos ficar atualizados em relação às tecnologias existentes e participar de diversas palestra. Segue um resumo das palestras que participamos.

* Search/IOA
- IOA = Informação, Organização e Acesso e suas fases de implantação.
- Reorganizar é vital para a localização do conteúdo e não imaginar que a tecnologia "Vai dar um jeito".
- Foco deve ser na informação e não na tecnologia, ou seja "Little T and Big I", pois a tecnologia depende da informação que ela irá organizar.

* Gestão Documental de Arquivos em Drive de Rede
- Vimos algumas justificativas para a implantação desse projeto, suas etapas e os resultados positivos.

* BPO ou KPO?
- Vimos o conceito, os requisitos, a diferença básica e cases de sucesso.

* WCM - Web Content Management
- Apresentaram dados estatísticos da web e o que temos disponível no mercado sobre gerenciamento de conteúdo para web.
- A conclusão é que não adianta ter informação na web, sem que ela esteja atualizada e sem saber o que fazer com essas informações.

* Procedimento necessário para digitalização de documentos
- Conceitos e etapas da digitalização;
- Tipos de hardware e o ambiente (custo x benefícios) necessário.

* Case: Projeto de digitalização de processos da Previdencia Social
- Apresentaram números incríveis da situação anterior e as etapas da digitalização do acervo do passado.
- Em paralelo entrou a implantação do projeto de processo virtual.

* TI para reduzir papel
- Falou-se sobre a realidade de hoje e colocou questões para se pensar, como por exemplo: o quê digitalizar? e Organizar o conteúdo pode atender à necessidade?
- Resumindo, a melhor forma de reduzir o papel é dando maior atenção à Gestão Documental, com políticas de uso, tabelas de temporalidade, descarte, etc...

* Uso inteligente do E-Mail
- Problemas com o meio de comunicação mais inovador da comunicação pessoal e alertou que o uso inadequado pode gerar ações trabalhistas.
- É necessário criar políticas e comunicar para os funcionários. Apresentou também um modelo de guia de melhores práticas.

* Como organizar / Administrar e montar um Birô de Digitalização
- O que motiva a criação de um Birô e os pós / contras da terceirização.
- Conhecer o mercado, as tecnologias e treinamento são requisitos básicos.

WEB 2.0 / ECM / EAD e outras siglas...

Essa onda de demandas por funcionalidades tipo WEB 2.0 / ECM / EAD e outras siglas... é cada vez mais crescente, mas que deve ser tratada com muito cuidado por quem decide utilizá-las.

A sua implementação pode sim gerar resultados concretos e positivos para a organização, contudo não basta implementar funcionalidades e/ou colocar ferramentas disponíveis e esperar que os nossos clientes internos ou externos passem a utilizar da noite para o dia. Existem muitos fatores que os usuários e as empresas possuem e que devem ser observados, onde os principais são o tempo e a cultura. O sucesso ou o fracasso da implantação dessas funcionalidades pode depender muito destes fatores. Uma ferramenta poderosa ou um aplicativo muito útil podem ficar desacreditados se forem implantados em um momento inadequado para a execução de seus serviços ou se não estiverem alinhados com o contexto da organização.

A criação de uma cultura de compartilhamento do conhecimento é uma das etapas mais difíceis e demoradas para uma organização. A empresa deve transmitir confiança através de monitoração e políticas explícitas sobre a utilização desses aplicativos e do conhecimento gerado.

Assim, com o tempo, as pessoas irão sentir segurança e perceberão os benefícios em contribuir para um processo de conhecimento comunitário.