O projeto ECM/GED define que o padrão para os documentos que serão gerenciados eletrônicamente no Sistema FIEP será PDF (Portable Document Format), que é um formato de documento eletrônico universal.
Veja a apresentação sobre PDF e suas aplicações. Ver apresentação
Mais um projeto aprovado...
A nossa equipe de trabalho está entrando cada vez mais fundo na gestão dos conteúdos não estruturados do Sistema FIEP.
Em reunião realizada hoje (29/09/2009), apresentamos o projeto Gestão de Arquivos Físicos, que propõe definir normas e procedimentos técnicos (baseados no CONARQ) referentes à: Produção; Tramitação; Classificação; Avaliação; Uso e Arquivamento dos Documentos Físicos existentes em nosso acervo.
Este, junta-se aos demais projetos que já estamos liderando e/ou participando: ECM/GED; Padronização PDF; Assinatura Digital; Núcleo de Captação; WCM Internet e Intranet; Taxonomia; Cartilha de Segurança de TI; Certificados Web; Parcerias com Sindicatos; Gestão de Relatórios do Lab. Senai SJP; Gestão de Relatórios da Saúde Sesi.
Estamos crescendo...
Em reunião realizada hoje (29/09/2009), apresentamos o projeto Gestão de Arquivos Físicos, que propõe definir normas e procedimentos técnicos (baseados no CONARQ) referentes à: Produção; Tramitação; Classificação; Avaliação; Uso e Arquivamento dos Documentos Físicos existentes em nosso acervo.
Este, junta-se aos demais projetos que já estamos liderando e/ou participando: ECM/GED; Padronização PDF; Assinatura Digital; Núcleo de Captação; WCM Internet e Intranet; Taxonomia; Cartilha de Segurança de TI; Certificados Web; Parcerias com Sindicatos; Gestão de Relatórios do Lab. Senai SJP; Gestão de Relatórios da Saúde Sesi.
Estamos crescendo...
Defendendo a gestão arquivistica
Mesmo com todo o marketing contra, o consumo de papel no mundo cresceu absurdamente nos últimos anos, segundo dados de organizações internacionais.
A guarda de tudo, sem planejamento, ou o descarte indiscriminado não é a solução, uma vez que esses papéis possuem diversos graus de importância para a empresa. Sabemos que a quantidade de documentos que “devem” ser guardados é enorme, mas atualmente arquivamos também um “amontoado” de papel inútil, por não termos uma gestão adequada.
Então, tão importante quanto o gerenciamento eletrônico de documentos, a necessidade da gestão física cresce na mesma medida em que se desfaz a aspiração futurista dos escritórios sem papel.
Ressaltamos que não são somente os documentos em papel, mas também diversos outros conteúdos em meio físico, como as fitas de vídeo, CDs, DVDs, fotografias, etc., que fazem parte de outro tipo de acervo que também deve ser gerenciado e preservado, pois contém informações tão vitais quanto o papel.
Administrar, organizar e gerenciar o conteúdo físico não estruturado é hoje uma preocupação entre as empresas, que encontra na Gestão de Arquivística uma poderosa ferramenta para auxiliar na melhoria dos processos e na tomada de decisões.
A Gestão Arquivística de Documentos contribui para a melhoria dos processos, porque garante que as informações produzidas serão bem gerenciadas e poderão ser rastreadas quando necessário, além de reduzir os espaços de guarda de documentos, aumentar a eficiência e rapidez no manuseio diários e controlar o documento por todo o seu ciclo de vida.
A implantação da Gestão Arquivística de Documentos, em paralelo ao uso adequado das tecnologias de ECM (gestão do conteúdo não estruturado), visa garantir o processo de arquivamento da documentação digitalizada, a eliminação do risco de perda do acervo por deteriorização ou sinistro, a remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos.
Salvo raras exceções, as áreas de uma organização armazenam suas informações de forma independente, sem metodologia específica, o que não permite uma visão sistêmica de “arquivo”. A Gestão Arquivística de Documentos chega definindo um método de organização dos acervos setoriais, que os trate como parte de um todo, nas fases corrente e intermediária, visando a sua destinação final (guarda permanente ou eliminação), de acordo com a legislação específica.
Finalizando, uma gestão de documentos físicos seguindo a metodologia arquivística seguramente facilitará muito o caminho para a implantação das melhores práticas de gestão do conteúdo não estruturado corporativo, que será de suporte para a gestão do conhecimento corporativo.
A guarda de tudo, sem planejamento, ou o descarte indiscriminado não é a solução, uma vez que esses papéis possuem diversos graus de importância para a empresa. Sabemos que a quantidade de documentos que “devem” ser guardados é enorme, mas atualmente arquivamos também um “amontoado” de papel inútil, por não termos uma gestão adequada.
Então, tão importante quanto o gerenciamento eletrônico de documentos, a necessidade da gestão física cresce na mesma medida em que se desfaz a aspiração futurista dos escritórios sem papel.
Ressaltamos que não são somente os documentos em papel, mas também diversos outros conteúdos em meio físico, como as fitas de vídeo, CDs, DVDs, fotografias, etc., que fazem parte de outro tipo de acervo que também deve ser gerenciado e preservado, pois contém informações tão vitais quanto o papel.
Administrar, organizar e gerenciar o conteúdo físico não estruturado é hoje uma preocupação entre as empresas, que encontra na Gestão de Arquivística uma poderosa ferramenta para auxiliar na melhoria dos processos e na tomada de decisões.
A Gestão Arquivística de Documentos contribui para a melhoria dos processos, porque garante que as informações produzidas serão bem gerenciadas e poderão ser rastreadas quando necessário, além de reduzir os espaços de guarda de documentos, aumentar a eficiência e rapidez no manuseio diários e controlar o documento por todo o seu ciclo de vida.
A implantação da Gestão Arquivística de Documentos, em paralelo ao uso adequado das tecnologias de ECM (gestão do conteúdo não estruturado), visa garantir o processo de arquivamento da documentação digitalizada, a eliminação do risco de perda do acervo por deteriorização ou sinistro, a remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos.
Salvo raras exceções, as áreas de uma organização armazenam suas informações de forma independente, sem metodologia específica, o que não permite uma visão sistêmica de “arquivo”. A Gestão Arquivística de Documentos chega definindo um método de organização dos acervos setoriais, que os trate como parte de um todo, nas fases corrente e intermediária, visando a sua destinação final (guarda permanente ou eliminação), de acordo com a legislação específica.
Finalizando, uma gestão de documentos físicos seguindo a metodologia arquivística seguramente facilitará muito o caminho para a implantação das melhores práticas de gestão do conteúdo não estruturado corporativo, que será de suporte para a gestão do conhecimento corporativo.
Gestão Arquivistica de Documentos
O volume de documentos cresce diariamente e se não houver uma gestão adequada, torna-se inviável a recuperação da informações. Medidas corretivas e preventivas na gestão do acervo devem ser vistas como ações imediatas.
A informação merece o seu devido valor, pois é fonte de conhecimento, prova, tomada de decisão e garantia de direitos e a Gestão Arquivistica de Documentos é a solução a ser adotada.
Se este modelo de gestão pode possibilitar a governança da informação; apoiar o processo de tomada de decisão; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros; fornecer evidência; proteger os interesses; assegurar e documentar as atividades e manter a memória corporativa... então porque não adotá-lo?
A informação merece o seu devido valor, pois é fonte de conhecimento, prova, tomada de decisão e garantia de direitos e a Gestão Arquivistica de Documentos é a solução a ser adotada.
Se este modelo de gestão pode possibilitar a governança da informação; apoiar o processo de tomada de decisão; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros; fornecer evidência; proteger os interesses; assegurar e documentar as atividades e manter a memória corporativa... então porque não adotá-lo?
Gerencia Corporativa de Documentos Não-Estruturados
Acho que todos concordamos que a Gestão Documental (física e eletrônica) é fundamental para nossas Instituições, pois o volúme de documentos gerados está deixando inviável o resgate da informação.
Hoje, a pouca gestão que temos é dos arquivos correntes, que estão sendo cuidados por cada departamento, sem nenhum padrão corporativo. O arquivo intermediário muitas vezes não existe e o permanente, só cresce, pois sem políticas de descarte se torna um amuntuado de caixas e ainda é chamado de arquivo morto.
A criação de uma Gerencia Corporativa de Documentos Não-Estruturados é uma tendência dentro das grandes organizações, pois visa profissionalizar essa gestão e dar o devido valor à informação.
Indico a leitura da revista Document Management edição 13 - página 21 versão on-line: http://issuu.com/docmanagement/docs/dm13
Hoje, a pouca gestão que temos é dos arquivos correntes, que estão sendo cuidados por cada departamento, sem nenhum padrão corporativo. O arquivo intermediário muitas vezes não existe e o permanente, só cresce, pois sem políticas de descarte se torna um amuntuado de caixas e ainda é chamado de arquivo morto.
A criação de uma Gerencia Corporativa de Documentos Não-Estruturados é uma tendência dentro das grandes organizações, pois visa profissionalizar essa gestão e dar o devido valor à informação.
Indico a leitura da revista Document Management edição 13 - página 21 versão on-line: http://issuu.com/docmanagement/docs/dm13
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