O GED/ECM 2012 LONDRINA é um evento da área de informação e documentação que atinge um público amplo e especializado, e tem como principal objetivo aguçar o mercado para os temas relacionados à gestão da informação, além de apontar cenários e tendências.
Será organizado em três dias. Sua programação consiste em um Curso + Ciclo de Palestras e ocorrerá entre os dias 26 e 28 de novembro, em Londrina, tendo como tema principal ECM: Ferramentas para a Gestão Documental - Tecnologias e aplicações.
Participarei do evento como palestrante, onde o tema será: "Gestão de Conteúdos Documentais - Uma visão sobre as dificuldades encontradas e os sucessos alcançados no projeto do SESI/SENAI"
http://www.indexeventos.com.br/evento/6/ged-ecm-2012-londrina
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Congresso ECMShow
O ECM Show é o maior evento de Gestão de Informações e Documentos da América Latina e aconteceu pela terceira vez em São Paulo, nos dias 18 e 19 de Setembro/12.
Nos dois dias do evento, tive a oportunidade de me atualizar com o que há de mais moderno na área de gestão de conteúdos, visitando a exposição onde os maiores fornecedores de software e hardware estavam presentes.
As palestras com renomados profissionais da área, mostraram que estamos (Coordenação de Documentos) atuando conforme as melhores práticas do mercado.
Enfim, foi gratificande poder rever alguns professores e colegas de Certificação AIIM, reforçar meus contatos de Networking e negociarr futuros projetos.
Nos dois dias do evento, tive a oportunidade de me atualizar com o que há de mais moderno na área de gestão de conteúdos, visitando a exposição onde os maiores fornecedores de software e hardware estavam presentes.
As palestras com renomados profissionais da área, mostraram que estamos (Coordenação de Documentos) atuando conforme as melhores práticas do mercado.
Enfim, foi gratificande poder rever alguns professores e colegas de Certificação AIIM, reforçar meus contatos de Networking e negociarr futuros projetos.
Instituto Federal do Paraná (IFPR)
O Instituto Federal do Paraná (IFPR) foi criado em dezembro de 2008.
Em todo o Brasil, existem 38 Institutos que constituem a Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica, vinculada à Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica do MEC (Setec).
Cursos e Câmpus
São 14 câmpus espalhados pelo Paraná, que oferecem 57 opções de cursos, sendo 43 técnicos e 14 de nível superior, todos públicos e gratuitos. Além disso, o setor de Educação à Distância do IFPR possui pólos de apoio presencial em mais de 230 cidades paranaenses e em todos os estados da Federação.
Estou atuando como Professor Web nas disciplinas de Gestão documental e Arquivística, Administração Estratégica e Qualidade.
Tem sido uma experiência nova e gratificante. Estou motivado e já plenamente adaptado à metodologia de ensino e ao ambiente (estúdio de gravação / câmeras).
Em todo o Brasil, existem 38 Institutos que constituem a Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica, vinculada à Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica do MEC (Setec).
Cursos e Câmpus
São 14 câmpus espalhados pelo Paraná, que oferecem 57 opções de cursos, sendo 43 técnicos e 14 de nível superior, todos públicos e gratuitos. Além disso, o setor de Educação à Distância do IFPR possui pólos de apoio presencial em mais de 230 cidades paranaenses e em todos os estados da Federação.
Estou atuando como Professor Web nas disciplinas de Gestão documental e Arquivística, Administração Estratégica e Qualidade.
Tem sido uma experiência nova e gratificante. Estou motivado e já plenamente adaptado à metodologia de ensino e ao ambiente (estúdio de gravação / câmeras).
Planejamento Estratégico da FIEP
Uma das primeiras ações internas do novo presidente da Fiep - Edson Campagnolo, foi percorrer o o estado e elaborar um Planejamento Estratégico para a Gestão 2011-2015.
Para compartilhar e alinhar a estratégia com as casas, foi realizado nos dias 18 e 19 de abril na Colônia Leão de Judá localizada em Witmarsum, um encontro que reuniu aproximadamente 120 coordenadores e gerentes de todas as áreas do Sistema.
Com o nome de "Da Estratégia à Ação", o evento foi um momento para que todos pudessem conhecerem um pouco mais o novo presidente e perceber a importância de trabalhar em equipe, focados em nosso novo planejamento, para alcançarmos os melhores resultados.
Para compartilhar e alinhar a estratégia com as casas, foi realizado nos dias 18 e 19 de abril na Colônia Leão de Judá localizada em Witmarsum, um encontro que reuniu aproximadamente 120 coordenadores e gerentes de todas as áreas do Sistema.
Com o nome de "Da Estratégia à Ação", o evento foi um momento para que todos pudessem conhecerem um pouco mais o novo presidente e perceber a importância de trabalhar em equipe, focados em nosso novo planejamento, para alcançarmos os melhores resultados.
Gestão Documental
A coordenação de Documentos do Sistema Fiep (CDOC), em parceria com a área de Recursos Humanos, Serviços Gerais, IEL e FIEP realizou em março/2012 um trabalho de gestão documental no acervo existente na sede e garagem, localizada na Rua Paula Gomes, em Curitiba.
O trabalho resultou na classificação, verificação da temporalidade dos tipos documentais, reorganização e envio dos documentos para guarda terceirizada; separação dos documentos com temporalidade vencida e liberação de aproximadamente 500 m2 de área , na qual os documentos estavam arquivados. Os documentos com temporalidade vencida foram descartados e mais de 6 mil quilos de papel foram triturados para doação.
A CDOC continua com esse trabalho e pretende reduzir em 40% o acervo, presente em arquivo permanente terceirizado.
Boletim Nosso Sistema
Colaborador do Sistema Fiep realiza palestra em evento de Fortaleza
Nos dias 27 e 28 de outubro o colaborador Edson Becker, coordenador da área de Gestão de Documentos Compartilhados - DAC/GADM do Sistema Fiep participou como palestrantes da edição cearense do Seminário GED/EIM 2011 (Gestão Eletrônica de Documentos & Enterprise Information Management), em Fortaleza.
No evento, Becker apresentou o projeto de gestão de conteúdos ECM (Enterprise Content Management ) do Sesi/Senai e a abordagem foi referente às principais dificuldades e barreiras muitas vezes ocultas ou desconhecidas no planejamento e que devem ser tratados assim que diagnosticados, reduzindo o risco de problemas durante o ciclo de vida do projeto e durante a execução de ações posteriores.
Revista Document Management
Segue link da revista DOCUMENT MANAGEMENT com a reportagem "Só diploma não adianta mais" - página 20.
Uma matéria interessante e tem a minha participação.
Uma matéria interessante e tem a minha participação.
GED/EIM 2011 Fortaleza
O evento GED/EIM 2011 Fortaleza será a PRIMEIRA edição cearense e a DÉCIMA QUARTA edição nacional. Organizado em dois dias, o conteúdo proposto será apresentado por Palestrantes de renome nacional e vem para inventariar a experiência na definição do papel da informação nas empresas, públicas e privadas, com a proposta de apontar cenários e tendências. Os participantes contarão ainda com exposição de produtos e serviços.
Participarei do evento, com a apresentação: Projeto de Gestão de Conteúdos Não-Estruturados ECM/GED - Uma visão sobre as dificuldades encontradas na gestão do projeto SESI/SENAI. A abordagem será sobre os problemas muitas vezes ocultos, ou desconhecidos no planejamento devem ser tratadas assim que diagnosticadas, reduzindo o risco de problemas durante o ciclo de vida do projeto e durante a execução de ações anteriores.
Para outras informações, acesse: http://kappelconsultoria.com.br/site/ged/fortaleza_ce
Participarei do evento, com a apresentação: Projeto de Gestão de Conteúdos Não-Estruturados ECM/GED - Uma visão sobre as dificuldades encontradas na gestão do projeto SESI/SENAI. A abordagem será sobre os problemas muitas vezes ocultos, ou desconhecidos no planejamento devem ser tratadas assim que diagnosticadas, reduzindo o risco de problemas durante o ciclo de vida do projeto e durante a execução de ações anteriores.
Para outras informações, acesse: http://kappelconsultoria.com.br/site/ged/fortaleza_ce
ECMShow 2011
Mais uma vez tive a oportunidade de participar dos 2 dias do congresso ECMShow 2011 (O maior evento de gestão da informação da América Latina).
Os diversos especialistas nacionais e internacionais, que fizeram suas palestras e apresentaram cases, foram eficientes em transmitir uma visão promissora sobre o futuro do gerenciamento da informação corporativa.
A participação nestes eventos de alto nível é extremamente válida, pois certificam o processo que estamos adotando em nossa Instituição e reforçam as ações que estamos prevendo para o futuro próximo.
Os diversos especialistas nacionais e internacionais, que fizeram suas palestras e apresentaram cases, foram eficientes em transmitir uma visão promissora sobre o futuro do gerenciamento da informação corporativa.
A participação nestes eventos de alto nível é extremamente válida, pois certificam o processo que estamos adotando em nossa Instituição e reforçam as ações que estamos prevendo para o futuro próximo.
Vídeo - 8 anos de gestão - Sistema FIEP
Assistindo este vídeo, reforço a satisfação e o prazer de fazer parte do Sistema FIEP, há 18 anos, 4 meses e 15 dias.
Vídeo - 8 anos de gestão - Sistema FIEP
Vídeo - 8 anos de gestão - Sistema FIEP
Mudanças organizacionais SEMPRE aparecerão como ameaças
- Pessoas pensam na segurança do emprego;
- Deve haver pré-disposição para mudança;
- A liderança que está recomendando a mudança, deve ser respeitada;
- As pessoas impactadas pela mudança devem ser respeitadas;
- O consultor que está promovendo a mudança deve ser respeitado;
- Expor de maneira clara uma Visão da Mudança, não ser vago, mas realista e relevante...
- Acompanhar a evolução através de métricas pré-definidas;
- Valorizar cada Ganho do seu cliente;
- Reforçar as ações mais valiosas;
- Promover a divulgação dos Ganhos
AIIM ECM SPECIALIST
AIIM - Association for Information and Image Management, maior entidade internacional no mercado do gerenciamento de informações, desenvolveu um ambicioso programa de treinamento.
O primeiro treinamento do Programa de Certificação AIIM, tem o objetivo de fornecer uma sólida formação sobre estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de conteúdo; O segundo treinamento do Programa de Certificação AIIM, ECM Specialist cobre as melhores práticas globais para implementação de ECM.Agora vou me preparar para a última Certificação AIIM, ECM Master
O trabalho está sendo realizado...
ECM / GED (Enterprise Content Management) é uma estratégia para o gerenciamento dos conteúdos não-estruturadas (que não fazem parte de um sistema de banco de dados) de uma organização, através de tecnologia e métodos .
Atualmente é isso que está acontecendo no Sistema FIEP e a CDOC Coordenação de Documentos Compartilhados foi planejada e instituída com um objetivo definido, que não é apenas digitalizar documentos, mas sim ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos, com ferramentas, metodologias e estratégias que cobrem toda a operação referente ao ciclo de vida de um documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos processos de negócios.
A gestão de conteúdos organizacionais, quando implantada passa pela fase de reconhecimento e demora um certo tempo para ter seu uso consumado e aceito, pois interfere na cultura de gestão atual.
Os resultados já começam a aparecer, como por exemplo:
• A redução do espaço de armazenamento físico nos setores de Compras, Arrecadação, Contabilidade e Recursos Humanos, ocorrido após a gestão documental;
• A implantação do "Ágiles - Processo Virtual", que é uma versão eletrônica de um processo normal de papel, com a elaboração de tutoriais on-line para apoio aos usuários (www.fiepr.org.br/cdoc);
• A garantia de integridade, segurança e validade jurídica dos documentos originais eletrônicos, com a entrega de certificados digitais ICP-Brasil aos gestores com alçada;
• A agilidade nas consultas à documentos, por parte dos auditores, através da consulta aos documentos digitalizados da Contabilidade, Arrecadação, Patrimônio e Recursos Humanos;
• O início de uma gestão centralizada do acervo com a substituição da empresa de guarda documental terceirizada e com a gestão documental do arquivo permanente do RH;
• A possibilidade de visualizar mudanças, melhorias nos processos e a implantação de novos procedimentos através do mapeamento de todos os processos das coordenações de Transporte, Serviços, Patrimônio, Viagens e Educação Corporativa no RH;
• A utilização de tecnologias que permitem agilidade, transparência de resultados, otimização e melhor qualificação dos recursos está sendo feito com o SharePoint no desenvolvimento do novo sistema de viagens e prestação de contas;
A CDOC, com seu trabalho, tenta mostrar que os arquivos intermediários e permanentes não são, de maneira alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos, mas sim, arquivos vivos de informações que podem ser mensuradas e localizadas a qualquer momento, durante o período que for necessário.
Atualmente é isso que está acontecendo no Sistema FIEP e a CDOC Coordenação de Documentos Compartilhados foi planejada e instituída com um objetivo definido, que não é apenas digitalizar documentos, mas sim ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos, com ferramentas, metodologias e estratégias que cobrem toda a operação referente ao ciclo de vida de um documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos processos de negócios.
A gestão de conteúdos organizacionais, quando implantada passa pela fase de reconhecimento e demora um certo tempo para ter seu uso consumado e aceito, pois interfere na cultura de gestão atual.
Os resultados já começam a aparecer, como por exemplo:
• A redução do espaço de armazenamento físico nos setores de Compras, Arrecadação, Contabilidade e Recursos Humanos, ocorrido após a gestão documental;
• A implantação do "Ágiles - Processo Virtual", que é uma versão eletrônica de um processo normal de papel, com a elaboração de tutoriais on-line para apoio aos usuários (www.fiepr.org.br/cdoc);
• A garantia de integridade, segurança e validade jurídica dos documentos originais eletrônicos, com a entrega de certificados digitais ICP-Brasil aos gestores com alçada;
• A agilidade nas consultas à documentos, por parte dos auditores, através da consulta aos documentos digitalizados da Contabilidade, Arrecadação, Patrimônio e Recursos Humanos;
• O início de uma gestão centralizada do acervo com a substituição da empresa de guarda documental terceirizada e com a gestão documental do arquivo permanente do RH;
• A possibilidade de visualizar mudanças, melhorias nos processos e a implantação de novos procedimentos através do mapeamento de todos os processos das coordenações de Transporte, Serviços, Patrimônio, Viagens e Educação Corporativa no RH;
• A utilização de tecnologias que permitem agilidade, transparência de resultados, otimização e melhor qualificação dos recursos está sendo feito com o SharePoint no desenvolvimento do novo sistema de viagens e prestação de contas;
A CDOC, com seu trabalho, tenta mostrar que os arquivos intermediários e permanentes não são, de maneira alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos, mas sim, arquivos vivos de informações que podem ser mensuradas e localizadas a qualquer momento, durante o período que for necessário.
Gerenciamento de si mesmo
Pesquisando em meus "alfarrábios", encontrei um texto de Peter Drucker (Fonte: Pós FAE) que resumindo diz:
As pessoas pensam que sabem em que são boas, mas normalmente estão erradas. è muito mais frequente elas saberem em que não são boas.
Análise de feedback é uma boa maneira de descobrir e ficar surpreso com os resultados. Várias diretrizes de ações podem surgir de uma análise de feedback e o velho Peter aponta algumas:
1 - concentrar-se em seus pontos fortes e apresente resultados;
2 - trabalhar para melhorar suas aptidões e conhecimentos - não deixe que eles fique desatualizados;
3 - arrogância intelectual causa ignorância incapacitadora, ou seja, seu mau desempenho pode ser resultado da falta de conhecimento ou de desprezar um conhecimento fora de sua especialidade;
4 - adquirir novas aptidões e conhecimentos, para se tornar plenamente produtivo;
5 - corrigir maus hábitos - eles podem inibir seu desempenho;
6 - saber o que não deve fazer - há áreas onde você não deve assumir trabalhos ou tarefas, pois elas podem exigir dotes mínimos de capacidade que você pode não ter;
7 - desperdiçar o mínimo de esforço nas áreas de baixa competência e dedicar atenção total às áreas de alta competência e aptidão. A energia, os recursos e o tempo devem ser dirigidos te transformar de uma pessoa competente em um astro de desempenho.
Pense nisso! e comece respondendo: Quais são meus pontos fortes?
As pessoas pensam que sabem em que são boas, mas normalmente estão erradas. è muito mais frequente elas saberem em que não são boas.
Análise de feedback é uma boa maneira de descobrir e ficar surpreso com os resultados. Várias diretrizes de ações podem surgir de uma análise de feedback e o velho Peter aponta algumas:
1 - concentrar-se em seus pontos fortes e apresente resultados;
2 - trabalhar para melhorar suas aptidões e conhecimentos - não deixe que eles fique desatualizados;
3 - arrogância intelectual causa ignorância incapacitadora, ou seja, seu mau desempenho pode ser resultado da falta de conhecimento ou de desprezar um conhecimento fora de sua especialidade;
4 - adquirir novas aptidões e conhecimentos, para se tornar plenamente produtivo;
5 - corrigir maus hábitos - eles podem inibir seu desempenho;
6 - saber o que não deve fazer - há áreas onde você não deve assumir trabalhos ou tarefas, pois elas podem exigir dotes mínimos de capacidade que você pode não ter;
7 - desperdiçar o mínimo de esforço nas áreas de baixa competência e dedicar atenção total às áreas de alta competência e aptidão. A energia, os recursos e o tempo devem ser dirigidos te transformar de uma pessoa competente em um astro de desempenho.
Pense nisso! e comece respondendo: Quais são meus pontos fortes?
Novidades da Coordenação de Documentos Compartilhados
Na sexta-feira (8), a DAC/GADM/CDOC apresentou oficialmente o Sistema de "Processo Virtual", que é a versão eletrônica de um processo normal de papel. O "Processo Virtual", que está sendo liberado inicialmente para as áreas compartilhadas, é fácil de usar e define um padrão para que todos os usuários trabalhem da mesma forma, sem necessidade de imprimir documentos e pareceres.
Na CDOC (Coordenação de Documentos Compartilhados), o apoio à organização documental, a digitalização de documentos, o mapeamento e automação de processos, em diversos setores, já é realidade e agora caminha para, aos poucos, reduzir ainda mais a geração de documentos em papel.
Na CDOC (Coordenação de Documentos Compartilhados), o apoio à organização documental, a digitalização de documentos, o mapeamento e automação de processos, em diversos setores, já é realidade e agora caminha para, aos poucos, reduzir ainda mais a geração de documentos em papel.
Coordenação de Documentos Compartilhados completa um ano
Em fevereiro, a CDOC (Coordenação de Documentos Compartilhados) completou um ano.
A CDOC foi estruturada pela DAC/GADM (Diretoria de Administração e Controle / Gerência de Administração) com o objetivo de ajudar os diversos setores do Sistema Fiep a melhorar o gerenciamento de suas informações não-estruturadas, como documentos em papel ou digitalizados, processos, relatórios, formulários, fotografias e outros documentos, onde quer que tais informações se encontrem.
Entre os diversos resultados já obtidos estão: na Contabilidade, a gestão documental resultou no descarte de mais de 112 sacos de (150 litros) de cópias de documentos contábeis; a digitalização de documentos contábeis referentes a janeiro, fevereiro e março de 2010 já ultrapassou 33 mil imagens; na Arrecadação, após a gestão arquivística dos convênios e termos, foi liberado o espaço físico de 95 caixas box (aproximadamente 1.250 pastas suspensas que também estão sendo digitalizadas); mapeados 25 processos e cinco foram automatizados; facilidade de pesquisa dos documentos para os auditores; visitas técnicas à Copel Arquivo Público, FIEG, DN, TCE-PR e CRM, aquisição de certificados digitais e automação de formulários estão entre outras realizações nos diversos setores onde estamos atuando.
A perspectiva para este segundo ano é expandir as ações de gestão documental (Acervo da Paula Gomes / Iron e Prontuários Médicos do SESI), substituição de formulários impressos por eletrônicos e automação de processos com Certificação Digital (Viagens / Recrutamento e Seleção) e assumir a gestão do arquivo permanente terceirizado com a centralização do envio de documentos.
A CDOC foi estruturada pela DAC/GADM (Diretoria de Administração e Controle / Gerência de Administração) com o objetivo de ajudar os diversos setores do Sistema Fiep a melhorar o gerenciamento de suas informações não-estruturadas, como documentos em papel ou digitalizados, processos, relatórios, formulários, fotografias e outros documentos, onde quer que tais informações se encontrem.
Entre os diversos resultados já obtidos estão: na Contabilidade, a gestão documental resultou no descarte de mais de 112 sacos de (150 litros) de cópias de documentos contábeis; a digitalização de documentos contábeis referentes a janeiro, fevereiro e março de 2010 já ultrapassou 33 mil imagens; na Arrecadação, após a gestão arquivística dos convênios e termos, foi liberado o espaço físico de 95 caixas box (aproximadamente 1.250 pastas suspensas que também estão sendo digitalizadas); mapeados 25 processos e cinco foram automatizados; facilidade de pesquisa dos documentos para os auditores; visitas técnicas à Copel Arquivo Público, FIEG, DN, TCE-PR e CRM, aquisição de certificados digitais e automação de formulários estão entre outras realizações nos diversos setores onde estamos atuando.
A perspectiva para este segundo ano é expandir as ações de gestão documental (Acervo da Paula Gomes / Iron e Prontuários Médicos do SESI), substituição de formulários impressos por eletrônicos e automação de processos com Certificação Digital (Viagens / Recrutamento e Seleção) e assumir a gestão do arquivo permanente terceirizado com a centralização do envio de documentos.
CDOC - Relatório Anual
A DAC/GADM através da CDOC, tem o objetivo de ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos não-estruturados.
Coordena as atividade de ECM/GED através da metodologia obtida na certificação AIIM.
Durante este primeiro ano de atividade, tem atuado ativamente na Gestão de Conteúdos “VIVOS”, onde a premissa fundamental é a Gestão Documental. Há aspectos legais, normativas internas, padrões de classificação e temporalidade que devem ser seguidos e que a CDOC está disseminando nos diversos setores que tem atuado (compras, contabilidade, arrecadação, viagens, rh, entre outros).
Assim, as atividades do setor estão andando dentro das disponibilidades apresentadas e de maneira planejada, consolidada e irreversível.
Veja pesquisa de satisfação com 9(nove) clientes internos
Veja fotos de eventos e atividades do setor
Coordena as atividade de ECM/GED através da metodologia obtida na certificação AIIM.
Durante este primeiro ano de atividade, tem atuado ativamente na Gestão de Conteúdos “VIVOS”, onde a premissa fundamental é a Gestão Documental. Há aspectos legais, normativas internas, padrões de classificação e temporalidade que devem ser seguidos e que a CDOC está disseminando nos diversos setores que tem atuado (compras, contabilidade, arrecadação, viagens, rh, entre outros).
Assim, as atividades do setor estão andando dentro das disponibilidades apresentadas e de maneira planejada, consolidada e irreversível.
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