Mesmo com todo o marketing contra, o consumo de papel no mundo cresceu absurdamente nos últimos anos, segundo dados de organizações internacionais.
A guarda de tudo, sem planejamento, ou o descarte indiscriminado não é a solução, uma vez que esses papéis possuem diversos graus de importância para a empresa. Sabemos que a quantidade de documentos que “devem” ser guardados é enorme, mas atualmente arquivamos também um “amontoado” de papel inútil, por não termos uma gestão adequada.
Então, tão importante quanto o gerenciamento eletrônico de documentos, a necessidade da gestão física cresce na mesma medida em que se desfaz a aspiração futurista dos escritórios sem papel.
Ressaltamos que não são somente os documentos em papel, mas também diversos outros conteúdos em meio físico, como as fitas de vídeo, CDs, DVDs, fotografias, etc., que fazem parte de outro tipo de acervo que também deve ser gerenciado e preservado, pois contém informações tão vitais quanto o papel.
Administrar, organizar e gerenciar o conteúdo físico não estruturado é hoje uma preocupação entre as empresas, que encontra na Gestão de Arquivística uma poderosa ferramenta para auxiliar na melhoria dos processos e na tomada de decisões.
A Gestão Arquivística de Documentos contribui para a melhoria dos processos, porque garante que as informações produzidas serão bem gerenciadas e poderão ser rastreadas quando necessário, além de reduzir os espaços de guarda de documentos, aumentar a eficiência e rapidez no manuseio diários e controlar o documento por todo o seu ciclo de vida.
A implantação da Gestão Arquivística de Documentos, em paralelo ao uso adequado das tecnologias de ECM (gestão do conteúdo não estruturado), visa garantir o processo de arquivamento da documentação digitalizada, a eliminação do risco de perda do acervo por deteriorização ou sinistro, a remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos.
Salvo raras exceções, as áreas de uma organização armazenam suas informações de forma independente, sem metodologia específica, o que não permite uma visão sistêmica de “arquivo”. A Gestão Arquivística de Documentos chega definindo um método de organização dos acervos setoriais, que os trate como parte de um todo, nas fases corrente e intermediária, visando a sua destinação final (guarda permanente ou eliminação), de acordo com a legislação específica.
Finalizando, uma gestão de documentos físicos seguindo a metodologia arquivística seguramente facilitará muito o caminho para a implantação das melhores práticas de gestão do conteúdo não estruturado corporativo, que será de suporte para a gestão do conhecimento corporativo.
Gestão Arquivistica de Documentos
O volume de documentos cresce diariamente e se não houver uma gestão adequada, torna-se inviável a recuperação da informações. Medidas corretivas e preventivas na gestão do acervo devem ser vistas como ações imediatas.
A informação merece o seu devido valor, pois é fonte de conhecimento, prova, tomada de decisão e garantia de direitos e a Gestão Arquivistica de Documentos é a solução a ser adotada.
Se este modelo de gestão pode possibilitar a governança da informação; apoiar o processo de tomada de decisão; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros; fornecer evidência; proteger os interesses; assegurar e documentar as atividades e manter a memória corporativa... então porque não adotá-lo?
A informação merece o seu devido valor, pois é fonte de conhecimento, prova, tomada de decisão e garantia de direitos e a Gestão Arquivistica de Documentos é a solução a ser adotada.
Se este modelo de gestão pode possibilitar a governança da informação; apoiar o processo de tomada de decisão; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros; fornecer evidência; proteger os interesses; assegurar e documentar as atividades e manter a memória corporativa... então porque não adotá-lo?
Gerencia Corporativa de Documentos Não-Estruturados
Acho que todos concordamos que a Gestão Documental (física e eletrônica) é fundamental para nossas Instituições, pois o volúme de documentos gerados está deixando inviável o resgate da informação.
Hoje, a pouca gestão que temos é dos arquivos correntes, que estão sendo cuidados por cada departamento, sem nenhum padrão corporativo. O arquivo intermediário muitas vezes não existe e o permanente, só cresce, pois sem políticas de descarte se torna um amuntuado de caixas e ainda é chamado de arquivo morto.
A criação de uma Gerencia Corporativa de Documentos Não-Estruturados é uma tendência dentro das grandes organizações, pois visa profissionalizar essa gestão e dar o devido valor à informação.
Indico a leitura da revista Document Management edição 13 - página 21 versão on-line: http://issuu.com/docmanagement/docs/dm13
Hoje, a pouca gestão que temos é dos arquivos correntes, que estão sendo cuidados por cada departamento, sem nenhum padrão corporativo. O arquivo intermediário muitas vezes não existe e o permanente, só cresce, pois sem políticas de descarte se torna um amuntuado de caixas e ainda é chamado de arquivo morto.
A criação de uma Gerencia Corporativa de Documentos Não-Estruturados é uma tendência dentro das grandes organizações, pois visa profissionalizar essa gestão e dar o devido valor à informação.
Indico a leitura da revista Document Management edição 13 - página 21 versão on-line: http://issuu.com/docmanagement/docs/dm13
Gestão da Informação Não-Estruturada
Wilton Tamane, foi um dos meus professores nos cursos de ECM e fala sobre o ciclo da informação desde o levantamento dos dados até a disponibilização desta informação para o usuário final.
Ele conseguiu apresentar em 15 min. toda a metodologia que estamos adotando no projeto ECM do Sistema FIEP. Assista ao WebCast
Ele conseguiu apresentar em 15 min. toda a metodologia que estamos adotando no projeto ECM do Sistema FIEP. Assista ao WebCast
Futuro
Esse vídeo mosta uma visão do futuro.
2011, 2015, 2020, 2022... a previsão é interessante.
Não sei se será bom ou ruim, mas quero participar ativamente...!
2011, 2015, 2020, 2022... a previsão é interessante.
Não sei se será bom ou ruim, mas quero participar ativamente...!
Política de TI
A nossa intenção com a publicação da Política de Segurança da Informação não é impor regras contrárias à confiança do Sistema FIEP em relação a seus funcionários, mas protegê-los de ações ilegais ou danosas praticadas por qualquer indivíduo, de forma proposital ou inadvertidamente. Leia mais no blog da DTGI...
Apresentação do Projeto ECM/GED
O Projeto ECM/GED do Sistema FIEP será apresentado na Infoimagem 2009.
INFOIMAGEM-2009, a 33ª edição do maior evento brasileiro sobre ECM e GED será realizado de 6 a 8 de outubro, no Centro de Convenções Frei Caneca, em São Paulo.
O Projeto da FIEP será apresentado no dia 08/out, sessão 37.
Segue link das sessões técnicas:http://www.cenadem.com.br/infoimagem/sessoes.php
INFOIMAGEM-2009, a 33ª edição do maior evento brasileiro sobre ECM e GED será realizado de 6 a 8 de outubro, no Centro de Convenções Frei Caneca, em São Paulo.
O Projeto da FIEP será apresentado no dia 08/out, sessão 37.
Segue link das sessões técnicas:http://www.cenadem.com.br/infoimagem/sessoes.php
visita técnica
Projeto SUPERAÇÃO 2009
Estou vivendo um momento muito importante em minha vida.
Na empresa, terei um grande desafio profissional e na vida pessoal, este ano será o último antes dos "enta" (rs)... estou aprendendo a "lidar" com uma adolescente (já limpei a velha espingarda) ... o guri me acha um super-herói... a esposa está cada vez mais exigente... está cada vez mais difícil cuidar da barriga...vou continuar a torcer para o Grêmio bebendo vinho...
Como se não bastasse, no dia 23/12/2008, demos início ao projeto SUPERAÇÃO 2009. Será de longo prazo, mas tem o escopo bem definido.
Veja a apresentação do projeto e seus detalhes no link: SUPERAÇÃO 2009
Na empresa, terei um grande desafio profissional e na vida pessoal, este ano será o último antes dos "enta" (rs)... estou aprendendo a "lidar" com uma adolescente (já limpei a velha espingarda) ... o guri me acha um super-herói... a esposa está cada vez mais exigente... está cada vez mais difícil cuidar da barriga...vou continuar a torcer para o Grêmio bebendo vinho...
Como se não bastasse, no dia 23/12/2008, demos início ao projeto SUPERAÇÃO 2009. Será de longo prazo, mas tem o escopo bem definido.
Veja a apresentação do projeto e seus detalhes no link: SUPERAÇÃO 2009
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