ECM / GED (Enterprise Content Management) é uma estratégia para o gerenciamento dos conteúdos não-estruturadas (que não fazem parte de um sistema de banco de dados) de uma organização, através de tecnologia e métodos .
Atualmente é isso que está acontecendo no Sistema FIEP e a CDOC Coordenação de Documentos Compartilhados foi planejada e instituída com um objetivo definido, que não é apenas digitalizar documentos, mas sim ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos, com ferramentas, metodologias e estratégias que cobrem toda a operação referente ao ciclo de vida de um documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos processos de negócios.
A gestão de conteúdos organizacionais, quando implantada passa pela fase de reconhecimento e demora um certo tempo para ter seu uso consumado e aceito, pois interfere na cultura de gestão atual.
Os resultados já começam a aparecer, como por exemplo:
• A redução do espaço de armazenamento físico nos setores de Compras, Arrecadação, Contabilidade e Recursos Humanos, ocorrido após a gestão documental;
• A implantação do "Ágiles - Processo Virtual", que é uma versão eletrônica de um processo normal de papel, com a elaboração de tutoriais on-line para apoio aos usuários (www.fiepr.org.br/cdoc);
• A garantia de integridade, segurança e validade jurídica dos documentos originais eletrônicos, com a entrega de certificados digitais ICP-Brasil aos gestores com alçada;
• A agilidade nas consultas à documentos, por parte dos auditores, através da consulta aos documentos digitalizados da Contabilidade, Arrecadação, Patrimônio e Recursos Humanos;
• O início de uma gestão centralizada do acervo com a substituição da empresa de guarda documental terceirizada e com a gestão documental do arquivo permanente do RH;
• A possibilidade de visualizar mudanças, melhorias nos processos e a implantação de novos procedimentos através do mapeamento de todos os processos das coordenações de Transporte, Serviços, Patrimônio, Viagens e Educação Corporativa no RH;
• A utilização de tecnologias que permitem agilidade, transparência de resultados, otimização e melhor qualificação dos recursos está sendo feito com o SharePoint no desenvolvimento do novo sistema de viagens e prestação de contas;
A CDOC, com seu trabalho, tenta mostrar que os arquivos intermediários e permanentes não são, de maneira alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos, mas sim, arquivos vivos de informações que podem ser mensuradas e localizadas a qualquer momento, durante o período que for necessário.
Gerenciamento de si mesmo
Pesquisando em meus "alfarrábios", encontrei um texto de Peter Drucker (Fonte: Pós FAE) que resumindo diz:
As pessoas pensam que sabem em que são boas, mas normalmente estão erradas. è muito mais frequente elas saberem em que não são boas.
Análise de feedback é uma boa maneira de descobrir e ficar surpreso com os resultados. Várias diretrizes de ações podem surgir de uma análise de feedback e o velho Peter aponta algumas:
1 - concentrar-se em seus pontos fortes e apresente resultados;
2 - trabalhar para melhorar suas aptidões e conhecimentos - não deixe que eles fique desatualizados;
3 - arrogância intelectual causa ignorância incapacitadora, ou seja, seu mau desempenho pode ser resultado da falta de conhecimento ou de desprezar um conhecimento fora de sua especialidade;
4 - adquirir novas aptidões e conhecimentos, para se tornar plenamente produtivo;
5 - corrigir maus hábitos - eles podem inibir seu desempenho;
6 - saber o que não deve fazer - há áreas onde você não deve assumir trabalhos ou tarefas, pois elas podem exigir dotes mínimos de capacidade que você pode não ter;
7 - desperdiçar o mínimo de esforço nas áreas de baixa competência e dedicar atenção total às áreas de alta competência e aptidão. A energia, os recursos e o tempo devem ser dirigidos te transformar de uma pessoa competente em um astro de desempenho.
Pense nisso! e comece respondendo: Quais são meus pontos fortes?
As pessoas pensam que sabem em que são boas, mas normalmente estão erradas. è muito mais frequente elas saberem em que não são boas.
Análise de feedback é uma boa maneira de descobrir e ficar surpreso com os resultados. Várias diretrizes de ações podem surgir de uma análise de feedback e o velho Peter aponta algumas:
1 - concentrar-se em seus pontos fortes e apresente resultados;
2 - trabalhar para melhorar suas aptidões e conhecimentos - não deixe que eles fique desatualizados;
3 - arrogância intelectual causa ignorância incapacitadora, ou seja, seu mau desempenho pode ser resultado da falta de conhecimento ou de desprezar um conhecimento fora de sua especialidade;
4 - adquirir novas aptidões e conhecimentos, para se tornar plenamente produtivo;
5 - corrigir maus hábitos - eles podem inibir seu desempenho;
6 - saber o que não deve fazer - há áreas onde você não deve assumir trabalhos ou tarefas, pois elas podem exigir dotes mínimos de capacidade que você pode não ter;
7 - desperdiçar o mínimo de esforço nas áreas de baixa competência e dedicar atenção total às áreas de alta competência e aptidão. A energia, os recursos e o tempo devem ser dirigidos te transformar de uma pessoa competente em um astro de desempenho.
Pense nisso! e comece respondendo: Quais são meus pontos fortes?
Novidades da Coordenação de Documentos Compartilhados
Na sexta-feira (8), a DAC/GADM/CDOC apresentou oficialmente o Sistema de "Processo Virtual", que é a versão eletrônica de um processo normal de papel. O "Processo Virtual", que está sendo liberado inicialmente para as áreas compartilhadas, é fácil de usar e define um padrão para que todos os usuários trabalhem da mesma forma, sem necessidade de imprimir documentos e pareceres.
Na CDOC (Coordenação de Documentos Compartilhados), o apoio à organização documental, a digitalização de documentos, o mapeamento e automação de processos, em diversos setores, já é realidade e agora caminha para, aos poucos, reduzir ainda mais a geração de documentos em papel.
Na CDOC (Coordenação de Documentos Compartilhados), o apoio à organização documental, a digitalização de documentos, o mapeamento e automação de processos, em diversos setores, já é realidade e agora caminha para, aos poucos, reduzir ainda mais a geração de documentos em papel.
É nóis... no Faustão
Depois de ter o nome citado nos oferecimentos do Faustão, minha vida... continua a mesma!
Click e preste atenção no início deste vídeo... he he he!
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Coordenação de Documentos Compartilhados completa um ano
Em fevereiro, a CDOC (Coordenação de Documentos Compartilhados) completou um ano.
A CDOC foi estruturada pela DAC/GADM (Diretoria de Administração e Controle / Gerência de Administração) com o objetivo de ajudar os diversos setores do Sistema Fiep a melhorar o gerenciamento de suas informações não-estruturadas, como documentos em papel ou digitalizados, processos, relatórios, formulários, fotografias e outros documentos, onde quer que tais informações se encontrem.
Entre os diversos resultados já obtidos estão: na Contabilidade, a gestão documental resultou no descarte de mais de 112 sacos de (150 litros) de cópias de documentos contábeis; a digitalização de documentos contábeis referentes a janeiro, fevereiro e março de 2010 já ultrapassou 33 mil imagens; na Arrecadação, após a gestão arquivística dos convênios e termos, foi liberado o espaço físico de 95 caixas box (aproximadamente 1.250 pastas suspensas que também estão sendo digitalizadas); mapeados 25 processos e cinco foram automatizados; facilidade de pesquisa dos documentos para os auditores; visitas técnicas à Copel Arquivo Público, FIEG, DN, TCE-PR e CRM, aquisição de certificados digitais e automação de formulários estão entre outras realizações nos diversos setores onde estamos atuando.
A perspectiva para este segundo ano é expandir as ações de gestão documental (Acervo da Paula Gomes / Iron e Prontuários Médicos do SESI), substituição de formulários impressos por eletrônicos e automação de processos com Certificação Digital (Viagens / Recrutamento e Seleção) e assumir a gestão do arquivo permanente terceirizado com a centralização do envio de documentos.
A CDOC foi estruturada pela DAC/GADM (Diretoria de Administração e Controle / Gerência de Administração) com o objetivo de ajudar os diversos setores do Sistema Fiep a melhorar o gerenciamento de suas informações não-estruturadas, como documentos em papel ou digitalizados, processos, relatórios, formulários, fotografias e outros documentos, onde quer que tais informações se encontrem.
Entre os diversos resultados já obtidos estão: na Contabilidade, a gestão documental resultou no descarte de mais de 112 sacos de (150 litros) de cópias de documentos contábeis; a digitalização de documentos contábeis referentes a janeiro, fevereiro e março de 2010 já ultrapassou 33 mil imagens; na Arrecadação, após a gestão arquivística dos convênios e termos, foi liberado o espaço físico de 95 caixas box (aproximadamente 1.250 pastas suspensas que também estão sendo digitalizadas); mapeados 25 processos e cinco foram automatizados; facilidade de pesquisa dos documentos para os auditores; visitas técnicas à Copel Arquivo Público, FIEG, DN, TCE-PR e CRM, aquisição de certificados digitais e automação de formulários estão entre outras realizações nos diversos setores onde estamos atuando.
A perspectiva para este segundo ano é expandir as ações de gestão documental (Acervo da Paula Gomes / Iron e Prontuários Médicos do SESI), substituição de formulários impressos por eletrônicos e automação de processos com Certificação Digital (Viagens / Recrutamento e Seleção) e assumir a gestão do arquivo permanente terceirizado com a centralização do envio de documentos.
CDOC - Relatório Anual
A DAC/GADM através da CDOC, tem o objetivo de ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos não-estruturados.
Coordena as atividade de ECM/GED através da metodologia obtida na certificação AIIM.
Durante este primeiro ano de atividade, tem atuado ativamente na Gestão de Conteúdos “VIVOS”, onde a premissa fundamental é a Gestão Documental. Há aspectos legais, normativas internas, padrões de classificação e temporalidade que devem ser seguidos e que a CDOC está disseminando nos diversos setores que tem atuado (compras, contabilidade, arrecadação, viagens, rh, entre outros).
Assim, as atividades do setor estão andando dentro das disponibilidades apresentadas e de maneira planejada, consolidada e irreversível.
Veja pesquisa de satisfação com 9(nove) clientes internos
Veja fotos de eventos e atividades do setor
Coordena as atividade de ECM/GED através da metodologia obtida na certificação AIIM.
Durante este primeiro ano de atividade, tem atuado ativamente na Gestão de Conteúdos “VIVOS”, onde a premissa fundamental é a Gestão Documental. Há aspectos legais, normativas internas, padrões de classificação e temporalidade que devem ser seguidos e que a CDOC está disseminando nos diversos setores que tem atuado (compras, contabilidade, arrecadação, viagens, rh, entre outros).
Assim, as atividades do setor estão andando dentro das disponibilidades apresentadas e de maneira planejada, consolidada e irreversível.
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