Depois de ter o nome citado nos oferecimentos do Faustão, minha vida... continua a mesma!
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Coordenação de Documentos Compartilhados completa um ano
Em fevereiro, a CDOC (Coordenação de Documentos Compartilhados) completou um ano.
A CDOC foi estruturada pela DAC/GADM (Diretoria de Administração e Controle / Gerência de Administração) com o objetivo de ajudar os diversos setores do Sistema Fiep a melhorar o gerenciamento de suas informações não-estruturadas, como documentos em papel ou digitalizados, processos, relatórios, formulários, fotografias e outros documentos, onde quer que tais informações se encontrem.
Entre os diversos resultados já obtidos estão: na Contabilidade, a gestão documental resultou no descarte de mais de 112 sacos de (150 litros) de cópias de documentos contábeis; a digitalização de documentos contábeis referentes a janeiro, fevereiro e março de 2010 já ultrapassou 33 mil imagens; na Arrecadação, após a gestão arquivística dos convênios e termos, foi liberado o espaço físico de 95 caixas box (aproximadamente 1.250 pastas suspensas que também estão sendo digitalizadas); mapeados 25 processos e cinco foram automatizados; facilidade de pesquisa dos documentos para os auditores; visitas técnicas à Copel Arquivo Público, FIEG, DN, TCE-PR e CRM, aquisição de certificados digitais e automação de formulários estão entre outras realizações nos diversos setores onde estamos atuando.
A perspectiva para este segundo ano é expandir as ações de gestão documental (Acervo da Paula Gomes / Iron e Prontuários Médicos do SESI), substituição de formulários impressos por eletrônicos e automação de processos com Certificação Digital (Viagens / Recrutamento e Seleção) e assumir a gestão do arquivo permanente terceirizado com a centralização do envio de documentos.
A CDOC foi estruturada pela DAC/GADM (Diretoria de Administração e Controle / Gerência de Administração) com o objetivo de ajudar os diversos setores do Sistema Fiep a melhorar o gerenciamento de suas informações não-estruturadas, como documentos em papel ou digitalizados, processos, relatórios, formulários, fotografias e outros documentos, onde quer que tais informações se encontrem.
Entre os diversos resultados já obtidos estão: na Contabilidade, a gestão documental resultou no descarte de mais de 112 sacos de (150 litros) de cópias de documentos contábeis; a digitalização de documentos contábeis referentes a janeiro, fevereiro e março de 2010 já ultrapassou 33 mil imagens; na Arrecadação, após a gestão arquivística dos convênios e termos, foi liberado o espaço físico de 95 caixas box (aproximadamente 1.250 pastas suspensas que também estão sendo digitalizadas); mapeados 25 processos e cinco foram automatizados; facilidade de pesquisa dos documentos para os auditores; visitas técnicas à Copel Arquivo Público, FIEG, DN, TCE-PR e CRM, aquisição de certificados digitais e automação de formulários estão entre outras realizações nos diversos setores onde estamos atuando.
A perspectiva para este segundo ano é expandir as ações de gestão documental (Acervo da Paula Gomes / Iron e Prontuários Médicos do SESI), substituição de formulários impressos por eletrônicos e automação de processos com Certificação Digital (Viagens / Recrutamento e Seleção) e assumir a gestão do arquivo permanente terceirizado com a centralização do envio de documentos.
CDOC - Relatório Anual
A DAC/GADM através da CDOC, tem o objetivo de ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos não-estruturados.
Coordena as atividade de ECM/GED através da metodologia obtida na certificação AIIM.
Durante este primeiro ano de atividade, tem atuado ativamente na Gestão de Conteúdos “VIVOS”, onde a premissa fundamental é a Gestão Documental. Há aspectos legais, normativas internas, padrões de classificação e temporalidade que devem ser seguidos e que a CDOC está disseminando nos diversos setores que tem atuado (compras, contabilidade, arrecadação, viagens, rh, entre outros).
Assim, as atividades do setor estão andando dentro das disponibilidades apresentadas e de maneira planejada, consolidada e irreversível.
Veja pesquisa de satisfação com 9(nove) clientes internos
Veja fotos de eventos e atividades do setor
Coordena as atividade de ECM/GED através da metodologia obtida na certificação AIIM.
Durante este primeiro ano de atividade, tem atuado ativamente na Gestão de Conteúdos “VIVOS”, onde a premissa fundamental é a Gestão Documental. Há aspectos legais, normativas internas, padrões de classificação e temporalidade que devem ser seguidos e que a CDOC está disseminando nos diversos setores que tem atuado (compras, contabilidade, arrecadação, viagens, rh, entre outros).
Assim, as atividades do setor estão andando dentro das disponibilidades apresentadas e de maneira planejada, consolidada e irreversível.
Veja pesquisa de satisfação com 9(nove) clientes internos
Veja fotos de eventos e atividades do setor
Frases
Quero compartilhar com vocês, algumas frases ouvidas em cursos e palestras.
- "Little t and Big I = tI, ou seja, foco na Informação e não na Tecnologia ";
- "A melhor forma de reduzir o papel é dando atenção à Gestão Documental";
- "Reorganizar é vital para a localização do conteúdo e não imaginar que a tecnologia "vai dar um jeito!"";
- "Limitações estão presentes na cultura das organizações, ninguém consegue trabalhar em uma organização sem aceitar a cultura";
- "Grandes gestores se preocupam em não "jogar o bebê fora com a água do banho"";
- "Não vivemos no mesmo navio, mas estamos todos no mesmo barco";
- "Não sabendo que era impossível, foi lá e fez...";
- "Fazer com que o outro "se" escute";
- "Natura no facit saltum = A natureza não evolui aos saltos"
- "Little t and Big I = tI, ou seja, foco na Informação e não na Tecnologia ";
- "A melhor forma de reduzir o papel é dando atenção à Gestão Documental";
- "Reorganizar é vital para a localização do conteúdo e não imaginar que a tecnologia "vai dar um jeito!"";
- "Limitações estão presentes na cultura das organizações, ninguém consegue trabalhar em uma organização sem aceitar a cultura";
- "Grandes gestores se preocupam em não "jogar o bebê fora com a água do banho"";
- "Não vivemos no mesmo navio, mas estamos todos no mesmo barco";
- "Não sabendo que era impossível, foi lá e fez...";
- "Fazer com que o outro "se" escute";
- "Natura no facit saltum = A natureza não evolui aos saltos"
Oficina GED/ECM 2010
Evento que já foi realizado em MG e RJ chega ao PR.
Uma boa oportunidade aos profissionais gestores da informação desde Administradores, Arquivistas, Bibliotecários, TI, Advogados, Contadores e Tomadores de decisão que buscam melhores práticas, modelos de projetos, tecnologia e metodologia aplicável ao projeto de GED/ECM.
http://www.oficinaged.com.br/
Uma boa oportunidade aos profissionais gestores da informação desde Administradores, Arquivistas, Bibliotecários, TI, Advogados, Contadores e Tomadores de decisão que buscam melhores práticas, modelos de projetos, tecnologia e metodologia aplicável ao projeto de GED/ECM.
http://www.oficinaged.com.br/
Documento Físico x Documento Eletrônico
“... Documento é todo objeto do qual se extraem fatos em virtude da existência de símbolos ou sinais gráficos, mecânicos, eletromagnéticos, etc. ...". (GRECO FILHO, Vicente. Direito Processual Civil Brasileiro. 14ª ed., São Paulo, Ed. Saraiva, 2000.)
Assim, não só o papel escrito é documento, pois documento não depende do suporte em que está armazenado. Concluímos, então, que documento eletrônico nada mais é do que um documento armazenado em um suporte digital independente da tecnologia que venha a ser utilizada.
Sobre a assinatura que firmamos em documentos físicos, esta também já tem sua equivalente eletrônica, que através de suas características deixa clara a eficácia probatória (autoria e integridade) do documento em formato eletrônico assinado digitalmente em âmbito da Infra Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil, conforme art. 1ª da Medida Provisória 2.200/01.
Fonte: Artigo: O valor probatório do documento eletrônico, de Camilla do Vale Jimene e Renato Opice Blum
Assim, não só o papel escrito é documento, pois documento não depende do suporte em que está armazenado. Concluímos, então, que documento eletrônico nada mais é do que um documento armazenado em um suporte digital independente da tecnologia que venha a ser utilizada.
Sobre a assinatura que firmamos em documentos físicos, esta também já tem sua equivalente eletrônica, que através de suas características deixa clara a eficácia probatória (autoria e integridade) do documento em formato eletrônico assinado digitalmente em âmbito da Infra Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil, conforme art. 1ª da Medida Provisória 2.200/01.
Fonte: Artigo: O valor probatório do documento eletrônico, de Camilla do Vale Jimene e Renato Opice Blum
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