Defendendo a gestão arquivistica

Mesmo com todo o marketing contra, o consumo de papel no mundo cresceu absurdamente nos últimos anos, segundo dados de organizações internacionais.

A guarda de tudo, sem planejamento, ou o descarte indiscriminado não é a solução, uma vez que esses papéis possuem diversos graus de importância para a empresa. Sabemos que a quantidade de documentos que “devem” ser guardados é enorme, mas atualmente arquivamos também um “amontoado” de papel inútil, por não termos uma gestão adequada.

Então, tão importante quanto o gerenciamento eletrônico de documentos, a necessidade da gestão física cresce na mesma medida em que se desfaz a aspiração futurista dos escritórios sem papel.

Ressaltamos que não são somente os documentos em papel, mas também diversos outros conteúdos em meio físico, como as fitas de vídeo, CDs, DVDs, fotografias, etc., que fazem parte de outro tipo de acervo que também deve ser gerenciado e preservado, pois contém informações tão vitais quanto o papel.

Administrar, organizar e gerenciar o conteúdo físico não estruturado é hoje uma preocupação entre as empresas, que encontra na Gestão de Arquivística uma poderosa ferramenta para auxiliar na melhoria dos processos e na tomada de decisões.

A Gestão Arquivística de Documentos contribui para a melhoria dos processos, porque garante que as informações produzidas serão bem gerenciadas e poderão ser rastreadas quando necessário, além de reduzir os espaços de guarda de documentos, aumentar a eficiência e rapidez no manuseio diários e controlar o documento por todo o seu ciclo de vida.

A implantação da Gestão Arquivística de Documentos, em paralelo ao uso adequado das tecnologias de ECM (gestão do conteúdo não estruturado), visa garantir o processo de arquivamento da documentação digitalizada, a eliminação do risco de perda do acervo por deteriorização ou sinistro, a remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos.

Salvo raras exceções, as áreas de uma organização armazenam suas informações de forma independente, sem metodologia específica, o que não permite uma visão sistêmica de “arquivo”. A Gestão Arquivística de Documentos chega definindo um método de organização dos acervos setoriais, que os trate como parte de um todo, nas fases corrente e intermediária, visando a sua destinação final (guarda permanente ou eliminação), de acordo com a legislação específica.

Finalizando, uma gestão de documentos físicos seguindo a metodologia arquivística seguramente facilitará muito o caminho para a implantação das melhores práticas de gestão do conteúdo não estruturado corporativo, que será de suporte para a gestão do conhecimento corporativo.