ECM / GED (Enterprise Content Management) é uma estratégia para o gerenciamento dos conteúdos não-estruturadas (que não fazem parte de um sistema de banco de dados) de uma organização, através de tecnologia e métodos .
Atualmente é isso que está acontecendo no Sistema FIEP e a CDOC Coordenação de Documentos Compartilhados foi planejada e instituída com um objetivo definido, que não é apenas digitalizar documentos, mas sim ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos, com ferramentas, metodologias e estratégias que cobrem toda a operação referente ao ciclo de vida de um documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos processos de negócios.
A gestão de conteúdos organizacionais, quando implantada passa pela fase de reconhecimento e demora um certo tempo para ter seu uso consumado e aceito, pois interfere na cultura de gestão atual.
Os resultados já começam a aparecer, como por exemplo:
• A redução do espaço de armazenamento físico nos setores de Compras, Arrecadação, Contabilidade e Recursos Humanos, ocorrido após a gestão documental;
• A implantação do "Ágiles - Processo Virtual", que é uma versão eletrônica de um processo normal de papel, com a elaboração de tutoriais on-line para apoio aos usuários (www.fiepr.org.br/cdoc);
• A garantia de integridade, segurança e validade jurídica dos documentos originais eletrônicos, com a entrega de certificados digitais ICP-Brasil aos gestores com alçada;
• A agilidade nas consultas à documentos, por parte dos auditores, através da consulta aos documentos digitalizados da Contabilidade, Arrecadação, Patrimônio e Recursos Humanos;
• O início de uma gestão centralizada do acervo com a substituição da empresa de guarda documental terceirizada e com a gestão documental do arquivo permanente do RH;
• A possibilidade de visualizar mudanças, melhorias nos processos e a implantação de novos procedimentos através do mapeamento de todos os processos das coordenações de Transporte, Serviços, Patrimônio, Viagens e Educação Corporativa no RH;
• A utilização de tecnologias que permitem agilidade, transparência de resultados, otimização e melhor qualificação dos recursos está sendo feito com o SharePoint no desenvolvimento do novo sistema de viagens e prestação de contas;
A CDOC, com seu trabalho, tenta mostrar que os arquivos intermediários e permanentes não são, de maneira alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos, mas sim, arquivos vivos de informações que podem ser mensuradas e localizadas a qualquer momento, durante o período que for necessário.
