A DAC/GADM através da CDOC, tem o objetivo de ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos não-estruturados.
Coordena as atividade de ECM/GED através da metodologia obtida na certificação AIIM.
Durante este primeiro ano de atividade, tem atuado ativamente na Gestão de Conteúdos “VIVOS”, onde a premissa fundamental é a Gestão Documental. Há aspectos legais, normativas internas, padrões de classificação e temporalidade que devem ser seguidos e que a CDOC está disseminando nos diversos setores que tem atuado (compras, contabilidade, arrecadação, viagens, rh, entre outros).
Assim, as atividades do setor estão andando dentro das disponibilidades apresentadas e de maneira planejada, consolidada e irreversível.
Veja pesquisa de satisfação com 9(nove) clientes internos
Veja fotos de eventos e atividades do setor
Frases
Quero compartilhar com vocês, algumas frases ouvidas em cursos e palestras.
- "Little t and Big I = tI, ou seja, foco na Informação e não na Tecnologia ";
- "A melhor forma de reduzir o papel é dando atenção à Gestão Documental";
- "Reorganizar é vital para a localização do conteúdo e não imaginar que a tecnologia "vai dar um jeito!"";
- "Limitações estão presentes na cultura das organizações, ninguém consegue trabalhar em uma organização sem aceitar a cultura";
- "Grandes gestores se preocupam em não "jogar o bebê fora com a água do banho"";
- "Não vivemos no mesmo navio, mas estamos todos no mesmo barco";
- "Não sabendo que era impossível, foi lá e fez...";
- "Fazer com que o outro "se" escute";
- "Natura no facit saltum = A natureza não evolui aos saltos"
- "Little t and Big I = tI, ou seja, foco na Informação e não na Tecnologia ";
- "A melhor forma de reduzir o papel é dando atenção à Gestão Documental";
- "Reorganizar é vital para a localização do conteúdo e não imaginar que a tecnologia "vai dar um jeito!"";
- "Limitações estão presentes na cultura das organizações, ninguém consegue trabalhar em uma organização sem aceitar a cultura";
- "Grandes gestores se preocupam em não "jogar o bebê fora com a água do banho"";
- "Não vivemos no mesmo navio, mas estamos todos no mesmo barco";
- "Não sabendo que era impossível, foi lá e fez...";
- "Fazer com que o outro "se" escute";
- "Natura no facit saltum = A natureza não evolui aos saltos"
Oficina GED/ECM 2010
Evento que já foi realizado em MG e RJ chega ao PR.
Uma boa oportunidade aos profissionais gestores da informação desde Administradores, Arquivistas, Bibliotecários, TI, Advogados, Contadores e Tomadores de decisão que buscam melhores práticas, modelos de projetos, tecnologia e metodologia aplicável ao projeto de GED/ECM.
http://www.oficinaged.com.br/
Uma boa oportunidade aos profissionais gestores da informação desde Administradores, Arquivistas, Bibliotecários, TI, Advogados, Contadores e Tomadores de decisão que buscam melhores práticas, modelos de projetos, tecnologia e metodologia aplicável ao projeto de GED/ECM.
http://www.oficinaged.com.br/
Documento Físico x Documento Eletrônico
“... Documento é todo objeto do qual se extraem fatos em virtude da existência de símbolos ou sinais gráficos, mecânicos, eletromagnéticos, etc. ...". (GRECO FILHO, Vicente. Direito Processual Civil Brasileiro. 14ª ed., São Paulo, Ed. Saraiva, 2000.)
Assim, não só o papel escrito é documento, pois documento não depende do suporte em que está armazenado. Concluímos, então, que documento eletrônico nada mais é do que um documento armazenado em um suporte digital independente da tecnologia que venha a ser utilizada.
Sobre a assinatura que firmamos em documentos físicos, esta também já tem sua equivalente eletrônica, que através de suas características deixa clara a eficácia probatória (autoria e integridade) do documento em formato eletrônico assinado digitalmente em âmbito da Infra Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil, conforme art. 1ª da Medida Provisória 2.200/01.
Fonte: Artigo: O valor probatório do documento eletrônico, de Camilla do Vale Jimene e Renato Opice Blum
Assim, não só o papel escrito é documento, pois documento não depende do suporte em que está armazenado. Concluímos, então, que documento eletrônico nada mais é do que um documento armazenado em um suporte digital independente da tecnologia que venha a ser utilizada.
Sobre a assinatura que firmamos em documentos físicos, esta também já tem sua equivalente eletrônica, que através de suas características deixa clara a eficácia probatória (autoria e integridade) do documento em formato eletrônico assinado digitalmente em âmbito da Infra Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil, conforme art. 1ª da Medida Provisória 2.200/01.
Fonte: Artigo: O valor probatório do documento eletrônico, de Camilla do Vale Jimene e Renato Opice Blum
Documentos vivos
É muito fácil e rápido criar um GED.
Basta tomarmos ações imediatistas e começarmos a digitalizar o arquivo permanente, que por falta de conhecimento é chamado de "morto", criarmos uma estrutura de índices e uma tabela de temporalidade generalista e ...pronto! temos um acervo eletrônico.
Mas para termos uma Gestão de Conteúdos Não-Estruturados VIVOS é premissa fundamental a Gestão Documental. A GD requer que cada conteúdo seja estudado sob seus mais diversos aspectos. Onde ela nasceu, qual o seu volume de produção, de onde vem, para onde vai, pode ser melhorada? Há aspectos legais, normativas internas, padrões que devam ser seguidos? Enfim...
Assim, entendendo a essência deste conteúdo eletrônico, ele poderá ser gerido e melhor ainda, servir de base para a organização da informação/conhecimento corporativo.
Fonte: Livro BPM/BPMS - Tadeu Cruz
Basta tomarmos ações imediatistas e começarmos a digitalizar o arquivo permanente, que por falta de conhecimento é chamado de "morto", criarmos uma estrutura de índices e uma tabela de temporalidade generalista e ...pronto! temos um acervo eletrônico.
Mas para termos uma Gestão de Conteúdos Não-Estruturados VIVOS é premissa fundamental a Gestão Documental. A GD requer que cada conteúdo seja estudado sob seus mais diversos aspectos. Onde ela nasceu, qual o seu volume de produção, de onde vem, para onde vai, pode ser melhorada? Há aspectos legais, normativas internas, padrões que devam ser seguidos? Enfim...
Assim, entendendo a essência deste conteúdo eletrônico, ele poderá ser gerido e melhor ainda, servir de base para a organização da informação/conhecimento corporativo.
Fonte: Livro BPM/BPMS - Tadeu Cruz
Principais vantagens do ECM
Lendo uma matéria sobre vantagens do ECM, lembrei das palavras do prof. Walter Kock (Curso AIIM ECM Pratictionaire e Specialist), que dizia que aqueles profissionais que passavam o dia "voando" com a justificativa "vou tirar um xerox" ou "vou ao arquivo morto", agora terão que arranjar justificativas como incontinência ou algo semelhante para continuar suas "milhagens"!
Sim, pois a idéia que estamos implantando na FIEP (demandas de gestão por processos) é a de que o profissional possa acessar as informações que necessita diretamente de seu computador, sem a necessidade de buscar no arquivo. Acessibilidade, rapidez, redução de fotocópias e de vai-vem da empresa terceirizada na guarda de documentos estão entre as principais vantagens que conquistaremos ainda em 2010.
Sim, pois a idéia que estamos implantando na FIEP (demandas de gestão por processos) é a de que o profissional possa acessar as informações que necessita diretamente de seu computador, sem a necessidade de buscar no arquivo. Acessibilidade, rapidez, redução de fotocópias e de vai-vem da empresa terceirizada na guarda de documentos estão entre as principais vantagens que conquistaremos ainda em 2010.
Casa da Moeda também atua com certificação digital
A Casa da Moeda do Brasil (CMB) também integra o grupo de empresas que atuam com certificação digital no país.
A certificação digital é usada para garantir um tráfego seguro de informações pela internet. A utilização dessa tecnologia diminui custos, ao mesmo tempo que reduz a burocracia e agiliza os serviços públicos.
Denucci ( presidente da CMB) afirmou que os documentos de segurança emitidos pela Casa da Moeda necessitavam da certificação digital "para não serem questionados" nos dias atuais. "Era preciso que nós não dependêssemos de terceiros", disse ele.
O certificado digital acaba com o anonimato, garantindo a origem de mensagens e documentos e sua autenticidade. O conteúdo é validado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), do Casa Civil da Presidência da República.
"O certificado já nasce com a validade jurídica e, somando-se a isso, o sigilo da informação", afirmou o presidente da CMB. Isso significa que qualquer operação feita a partir dessa tecnologia eletrônica tem a autenticidade do emissor garantida.
A CMB passou a ser a 9ª autoridade certificadora de primeiro nível na cadeia da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Fonte: Brasil Econômico
A certificação digital é usada para garantir um tráfego seguro de informações pela internet. A utilização dessa tecnologia diminui custos, ao mesmo tempo que reduz a burocracia e agiliza os serviços públicos.
Denucci ( presidente da CMB) afirmou que os documentos de segurança emitidos pela Casa da Moeda necessitavam da certificação digital "para não serem questionados" nos dias atuais. "Era preciso que nós não dependêssemos de terceiros", disse ele.
O certificado digital acaba com o anonimato, garantindo a origem de mensagens e documentos e sua autenticidade. O conteúdo é validado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), do Casa Civil da Presidência da República.
"O certificado já nasce com a validade jurídica e, somando-se a isso, o sigilo da informação", afirmou o presidente da CMB. Isso significa que qualquer operação feita a partir dessa tecnologia eletrônica tem a autenticidade do emissor garantida.
A CMB passou a ser a 9ª autoridade certificadora de primeiro nível na cadeia da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Fonte: Brasil Econômico
Certificados Digitais no Sistema FIEP
No dia a dia, necessitamos comprovar a autenticidade de um documento e atribuí-lo um valor, seja mediante uma assinatura à caneta ou mediante um carimbo. No "mundo eletrônico" também precisamos de meios de autenticação e comprovação. É aí que "entra em cena" a assinatura digital.
Obter uma assinatura digital não é algo tão simples. Deve-se procurar uma Autoridade Certificadora (AC), que tem a função de verificar a identidade de um usuário e associar a ele uma chave. Essas informações são inseridas em um certificado digital. No caso da FIEP, é o SESCAP / CERTISIGN.
Estamos adquirindo, de forma gradativa, certificados digitais ICP-Brasil pessoais e intransferíveis, para coordenadores, gerentes e diretores que possuam alçada no SESI-SENAI do Paraná.
Há muito ainda a ser discutido sobre o assunto, mas entre as divergências existentes, é unânime a importância dessa tecnologia para a era da informação eletrônica na qual adentramos e logo, o uso de certificados digitais pode chegar ao ponto de ser imprescindível. .
Fontes diversas: Internet
Obter uma assinatura digital não é algo tão simples. Deve-se procurar uma Autoridade Certificadora (AC), que tem a função de verificar a identidade de um usuário e associar a ele uma chave. Essas informações são inseridas em um certificado digital. No caso da FIEP, é o SESCAP / CERTISIGN.
Estamos adquirindo, de forma gradativa, certificados digitais ICP-Brasil pessoais e intransferíveis, para coordenadores, gerentes e diretores que possuam alçada no SESI-SENAI do Paraná.
Há muito ainda a ser discutido sobre o assunto, mas entre as divergências existentes, é unânime a importância dessa tecnologia para a era da informação eletrônica na qual adentramos e logo, o uso de certificados digitais pode chegar ao ponto de ser imprescindível. .
Fontes diversas: Internet
CDOC e sua Gestão Documental
A DAC/GADM através da CDOC está trabalhando com gestão documental e gestão eletrônica de documentos de forma integrada, o que permite, através da aplicação das metodologias específicas, melhorar o rendimento na gestão e a qualidade na organização do volume documental de cada setor.
Gestão documental significa organizar os variados tipos documentais, desde a sua criação até seu destino final. Nosso diferencial acontece através da aplicação de todas as etapas, que para terem êxito, deve-se primeiramente fazer um levantamento para conhecer o tamanho do acervo existente, para assim poder elaborar um plano de classificação e uma tabela de temporalidade que se adapte à necessidade de cada setor. Classificar, armazenar adequadamente, digitalizar e até descartar conteúdos com informações inúteis ou já com ciclo de vida vencido são outras etapas a serem cumpridas.
A gestão de documentos integrada a um sistema de arquivos eletrônicos vai agir de forma positiva em todas as ações do setor e ainda reduzir custos com a produção/armazenamentos desnecessários, possibilitar agilidade e eficácia nas consultas às informações necessárias.
Assim a CDOC pretende ajudar os setores a melhorar sua gestão e permitir que tenham controle sobre a qualidade e quantidade de informações produzidas e recebidas, podendo ter acesso rápido e seguro, buscando sempre a melhoria nos processos.
Gestão documental significa organizar os variados tipos documentais, desde a sua criação até seu destino final. Nosso diferencial acontece através da aplicação de todas as etapas, que para terem êxito, deve-se primeiramente fazer um levantamento para conhecer o tamanho do acervo existente, para assim poder elaborar um plano de classificação e uma tabela de temporalidade que se adapte à necessidade de cada setor. Classificar, armazenar adequadamente, digitalizar e até descartar conteúdos com informações inúteis ou já com ciclo de vida vencido são outras etapas a serem cumpridas.
A gestão de documentos integrada a um sistema de arquivos eletrônicos vai agir de forma positiva em todas as ações do setor e ainda reduzir custos com a produção/armazenamentos desnecessários, possibilitar agilidade e eficácia nas consultas às informações necessárias.
Assim a CDOC pretende ajudar os setores a melhorar sua gestão e permitir que tenham controle sobre a qualidade e quantidade de informações produzidas e recebidas, podendo ter acesso rápido e seguro, buscando sempre a melhoria nos processos.
CDOC - Coordenação de Documentos Compartilhados
Visando melhorar a gestão dos conteúdos não-estruturados, o Sistema FIEP está implantando o Projeto ECM-GED (Enterprise Content Management – Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que é o conjunto das tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer conteúdo e documentos relacionados com os processos organizacionais.
A gestão dos documentos físicos das áreas e a conversão/substituição de documentos para arquivos eletrônicos, com o aval da certificação digital, serão algumas das melhorias que estaremos buscando. As ferramentas e estratégias de ECM-GED seguirão uma metodologia internacional (AIIM) e para a supervisão das atividades, aplicação e manutenção da metodologia e expansão do projeto para todas as áreas, foi criada a Coordenação de Documentos Compartilhados (CDOC).
A CDOC ficará sob a minha responsabilidade e vinculado à Gerência de Administração (GADM) / DAC.
A gestão dos documentos físicos das áreas e a conversão/substituição de documentos para arquivos eletrônicos, com o aval da certificação digital, serão algumas das melhorias que estaremos buscando. As ferramentas e estratégias de ECM-GED seguirão uma metodologia internacional (AIIM) e para a supervisão das atividades, aplicação e manutenção da metodologia e expansão do projeto para todas as áreas, foi criada a Coordenação de Documentos Compartilhados (CDOC).
A CDOC ficará sob a minha responsabilidade e vinculado à Gerência de Administração (GADM) / DAC.
Gestão do Acervo Fotográfico do Centro de Memórias do Sistema FIEP
Este projeto de melhoria na gestão de documentos fotográficos tem como objetivo tornar o Centro de Memória um recurso privilegiado, estratégico e eficaz de apoio à tomada de decisões, bem como tornar eficiente a sua principal função: Preservar a Memória da Instituição.
Será considerado como premissa deste projeto o disposto no aparato técnico-científico elaborado pela CNI chamado “Metodologia para Organização do Acervo Fotográfico das Entidades Nacionais do Sistema Indústria que teve como base o disposto na Norma ISAD (G) 2001 e as normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
A CDOC propõe este tratameto no acervo fotográfico do Centro de Memória, como uma de suas ações na busca da melhoria da gestão dos documentos compartilhados e tem a expectativa de alcançar os objetivo em curto prazo, pois os profissionais da área estão dispostos a compartilhar seus conhecimentos e experiências em favor do projeto, para juntos conseguirmos organizar, gerir e preservar a história do Sistema FIEP.
Será considerado como premissa deste projeto o disposto no aparato técnico-científico elaborado pela CNI chamado “Metodologia para Organização do Acervo Fotográfico das Entidades Nacionais do Sistema Indústria que teve como base o disposto na Norma ISAD (G) 2001 e as normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
A CDOC propõe este tratameto no acervo fotográfico do Centro de Memória, como uma de suas ações na busca da melhoria da gestão dos documentos compartilhados e tem a expectativa de alcançar os objetivo em curto prazo, pois os profissionais da área estão dispostos a compartilhar seus conhecimentos e experiências em favor do projeto, para juntos conseguirmos organizar, gerir e preservar a história do Sistema FIEP.
Encontro de Fuscas 2010
Neste domingo, 24/01/10, participei do encontro onde estavam quase 1000 veículos. Destes, 90% eram fuscas.
Vejam as fotos.
Se tiver problemas para visualizar este e-mail, copie e cole o link abaixo em seu navegador:
http://picasaweb.google.com.br/lh/sredir?uname=edson.becker&target=ALBUM&id=5430463947801436305&authkey=Gv1sRgCK7x-dXMzaHWRA&invite=CIjc2NMH&feat=email
Vejam as fotos.
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Área da Saúde - gestão documental para se livrar da burocracia
Atolados em documentos, prontuários médicos e demais informações, muitos hospitais/clínicas/laboratórios precisam urgentemente de uma gestão eficaz e de espaço para não entrar em colapso, pois geram diariamente milhares de documentos/prontuários que precisam ser guardados por anos, demandando cada vez mais espaço para armazenamento e, conseqüentemente, custos crescentes com manutenção.
Além disso, a demora na busca por um documento, extravios e perdas podem gerar enormes problemas judiciais.
Está crescendo o número de unidades de saúde que, na busca por uma maior eficiência operacional, estão utilizando novas alternativas e a área de Saúde do SESI-PR está se organizando para seguir essa tendência.
A formação de um grupo de estudos sobre o assunto consolidará e reverterá para a área de saúde, ações que já estão sendo tomadas em outros setores do Sistema FIEP. Assim, a previsão para 2010 é de realizarmos uma melhora na gestão e na guarda documental, com o acesso à informação através da web sem deixar de ter sigilo, confiabilidade e segurança. Fonte: Document Management
Além disso, a demora na busca por um documento, extravios e perdas podem gerar enormes problemas judiciais.
Está crescendo o número de unidades de saúde que, na busca por uma maior eficiência operacional, estão utilizando novas alternativas e a área de Saúde do SESI-PR está se organizando para seguir essa tendência.
A formação de um grupo de estudos sobre o assunto consolidará e reverterá para a área de saúde, ações que já estão sendo tomadas em outros setores do Sistema FIEP. Assim, a previsão para 2010 é de realizarmos uma melhora na gestão e na guarda documental, com o acesso à informação através da web sem deixar de ter sigilo, confiabilidade e segurança. Fonte: Document Management
Cheguei aos 40...
Cheguei aos 40.
Sou um homem que carrega uma boa bagagem de experiência profissional e maturidade pessoal. Não vou "baixar a guarda"! Vou...
- Ser ativo: Não ter medo de trabalhar e de encarar as mudanças no mercado de trabalho e na empresa de uma forma positiva.
- Me relacionar: Eu não estou, não devo e não vou ficar sozinho. Vou sempre buscar companhia, viver em grupo. Contar o que sei, ouvir o que as pessoas têm a dizer.
- Não vou me esconder: Não ficarei escondido, para ficar despercebido em sua mesa, vou fala abertamente e me impõe junto aos superiores, junto daqueles que decidem.
- Serei persistente: Ninguém melhora se não estiver decidido a melhorar. Me dedicarei a buscar ferramentas para me posicionar melhor no grupo, no mercado de trabalho, na minha vida social e pessoal.
- Buscarei conhecimentos: Dedicarei parte do meu tempo para aprender novos conhecimentos.
- Estarei preparado: No mundo atual, as empresas necessitam de profissionais que resolvam os problemas.
- Serei flexível: Aceitarei o fato de que as coisas mudam. É preciso estar pronto para se adaptar a uma nova cultura, a um novo tipo de trabalho, e a novas pessoas.
- Aproveitarei a paixão: Ninguém desempenha melhor uma função do que aquele funcionário que está apaixonado pelo seu trabalho. Saberei aproveitar essa paixão para obter o melhor resultado na minha carreira.
- Planejarei o futuro: Carreira mal planejada resulta em maturidade comprometida. O profissional que passou dos 40 anos deve fazer um planejamento para o futuro, preparar-se para mudanças na carreira e no mercado de trabalho.
- Evitarei os seguintes perfis negativos: Autoritário - Perfeccionista - Conservador - Agressivo
VAMOS LÁ... RUMO A MAIS 40...
Sou um homem que carrega uma boa bagagem de experiência profissional e maturidade pessoal. Não vou "baixar a guarda"! Vou...
- Ser ativo: Não ter medo de trabalhar e de encarar as mudanças no mercado de trabalho e na empresa de uma forma positiva.
- Me relacionar: Eu não estou, não devo e não vou ficar sozinho. Vou sempre buscar companhia, viver em grupo. Contar o que sei, ouvir o que as pessoas têm a dizer.
- Não vou me esconder: Não ficarei escondido, para ficar despercebido em sua mesa, vou fala abertamente e me impõe junto aos superiores, junto daqueles que decidem.
- Serei persistente: Ninguém melhora se não estiver decidido a melhorar. Me dedicarei a buscar ferramentas para me posicionar melhor no grupo, no mercado de trabalho, na minha vida social e pessoal.
- Buscarei conhecimentos: Dedicarei parte do meu tempo para aprender novos conhecimentos.
- Estarei preparado: No mundo atual, as empresas necessitam de profissionais que resolvam os problemas.
- Serei flexível: Aceitarei o fato de que as coisas mudam. É preciso estar pronto para se adaptar a uma nova cultura, a um novo tipo de trabalho, e a novas pessoas.
- Aproveitarei a paixão: Ninguém desempenha melhor uma função do que aquele funcionário que está apaixonado pelo seu trabalho. Saberei aproveitar essa paixão para obter o melhor resultado na minha carreira.
- Planejarei o futuro: Carreira mal planejada resulta em maturidade comprometida. O profissional que passou dos 40 anos deve fazer um planejamento para o futuro, preparar-se para mudanças na carreira e no mercado de trabalho.
- Evitarei os seguintes perfis negativos: Autoritário - Perfeccionista - Conservador - Agressivo
VAMOS LÁ... RUMO A MAIS 40...
2010 promete muito. Estou otimista!
O final de 2009 foi muito produtivo em relação ao Projeto ECM da FIEP. Estou retomando as atividades otimista com o futuro. Diversas atividades estão "engatilhadas" e deverão começar a se tornar reais e apresentar resultados logo no início de fevereiro, entre elas posso citar a implantação do piloto em compras e a definição sobre a institucionalização do setor de ECM.
O ano promete ser muito produtivo e estou preparado.
O ano promete ser muito produtivo e estou preparado.
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